Infosite von Joe Brandes
Eine Website von Trainer Joe Brandes. Infos zu IT-Seminaren von A bis Z.
Das klassische PCS Zertifikat
Von der Hardware und Netzwerktechnik bis zu den den Betriebssystemen Windows, Windows Server und Linux
Ich biete diese Module an!
Zertifikat CMSOD
Module Basiszertifikat
Module Specialist
Ready for Tech Deep Dives...
Bitte Seminarinhalte anfragen!
Der Beitrag widmet sich dem Programm Microsoft OneNote - also dem digitalen Notizbuch aus dem Hause Microsoft. Die Schulungen finden (zumeist) als 1-Tages-Seminare bei diversen Anbietern statt.
Hier die Rahmendaten:
Beitrag: Aufbereitung von Inhalten zum Microsoft TeamsZeiten: Umfang gemäß und orientiert an 1-Tages-SeminarenTermine: diverse Veranstaltungen seit ca. 2018
Ich wünsche viel Spaß und ErfolgIhr Trainer Joe Brandes
Wir starten mit einer Übersicht und dem Intro.
Topics:
Themen:
Die Seminarinhalte wurden (auch) auf Grund von Inhalt und Ausführlichkeit der Darstellungen in diesen Extra-Beitrag zu den IT-Seminare beim LK WF ausgelagert.
Diesen Begriff hört man in meinen Seminaren häufiger ;-). Gemeint ist hier: Das grundsätzliche Verständnis der fraglichen IT-Techniken. Am Besten gleich so, dass man auch nach einer Zeit ohne Beschäftigung mit diesen Techniken sehr schnell wieder in Fahrt kommt.
Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann. Quelle: Wikipedia - Roter Faden
Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann.
Quelle: Wikipedia - Roter Faden
Eine sehr grundsätzliche Erfahrung in der IT ist, dass sich natürlich die IT modernisiert. ABER: keine Entwicklergemeinschaft setzt sich dauernd hin und erfindet das Rad neu. Wir werden uns also erarbeiten, wie Microsoft OneNote tickt und dann profitieren wir einfach mal ein paar Jahrzehnte davon ;-).
Ich werde die Inhalte in diesem Beitrag weiter ergänzen und aktualisieren.
Man findet den aktuellen Seminarlink zum Thema "Microsoft OneNote" auch über die Menüstrukturen.
Vorab eine kleine Bildergalerie als Übersicht und Einstieg in das Kurzseminar:
Hier jetzt die genaueren Darstellungen...
... die klassische Windows Software oder auch "Totgesagte leben länger" [Nachtrag in 2022: diese Lösung wird doch nicht nur weiter gepflegt, sondern wird in Zukunft die "eine" OneNote Anwendung sein!]
Eigentlich wollte Microsoft diese Office-Anwendung schon einstellen. Aber auf breiten Druck wird die Software weiter gepflegt und ist sogar als eigenständiger (und kostenloser) Download bei Microsoft.com verfügbar.
Hintergrund erläutert auf Microsoft Support Portal: Link "App vs. SW" auf support.microsoft.com... Hier kommt man dann auch weiter zum Download der OneNote-Windows Software (Link OneNote 2016).Hinweis: das downloadbare Installtool hat den Namen OfficeSetup.exe (!) - es installiert aber wirklich nur die OneNote Anwendung!
Anm.: in Microsoft 365 pflegt Microsoft die "Office Version" unter dem Kurznamen "OneNote" (ohne Versionszusatz) und mit aufgefrischter Oberfläche!
OneNote-Notizbücher können online ("Cloud") als auch lokal verwaltet werden.
Wichtiger Hinweis für Seminarteilnehmer:
Wenn OneNote 2016 das erste Mal gestartet wird, versucht das Programm die Anmeldinfos für ein Microsoft Konto zu erfragen. Das bricht man einfach ab (z.B. ESC-Taste) und es wird ein lokales Standard-Notizbuch erstellt.
Außerdem ist mit der Office-Version von OneNote auch eine lokale (automatische) Sicherung verfügbar:
Die lokalen Sicherungen findet man unter: C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\Sicherung
C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\Sicherung
In der folgenden Grafik kann man OneNote noch per Logo/Icon zur OneNote Windows 10 App unterscheiden:
OneNote App (linkes Icon)(Rechtes Icon) OneNote 2016
Mit der aktuellsten OneNote Version (integriert in Microsoft 365) sind die Logos (leider nahezu) identisch!
OneNote Version für Seminar: (Status 03.08.2021)
Anm.: ich weise da in diesen Seminaren gerne mal darauf hin, da sich aus dieser Differenz manchmal auch unterschiedliche Nutzbarkeit ergibt und mir diese Daten für das Verständnis wichtig sind!
... aus dem Windows App Store (Link OneNote Windows App Store) [Nachtrag 2022: wird in Zukunft zu Gunsten der WebApp Entwicklung (s.u.) irgendwann eingestellt werden!]
Apps sind technische Umsetzungen mit optimierten Oberflächen für Tablet- oder auch Smartphone-Displays.Neben dieser Windows 10 App stellt Microsoft dieses OneNote App auch für Apples i-Techniken (iPhone, iPad) und für Android (Link OneNote Android App / Beispiel-Video Microsoft) bereit.
Die OneNote App möchte Notizbücher nur online - also in der Microsoft Cloud (live.com) nutzen. Man benötigt also einen Microsoft-Live-Account - siehe folgende Online-Nutzung von OneNote...
Anm.: auch beim Erststart der OneNote 2016 Anwendung bekommt man eine Rückfrage. Aber diese Nachfrage bricht man einfach ab (ESC-Taste) und schon geht es mit einem ersten Notizbuch los!
... online in Browser auf live.com Portal mit Microsoft-Account
Anmerkung: Voraussetzung für OneNote App: Eigener MS-live-accountKann kostenlos bei Microsoft angelegt werden. (https://account.microsoft.com/account?lang=de-ch)
Für verschiedenste OneNote Techniken bedarf es dann natürlich auch zusätzlicher Strukturen und Komponenten:
Thema Synchronisierung
... also Abgleich der OneNote-Daten zwischen Cloud-Variante online und der lokalen Datendatei (also einem OneNote Notizbuch).
Die OneNote-App - und natürlich auch die OneNote Browser-Anwendung (WebApp) - synchronisieren (meist) am schnellsten und zuverlässigsten!
Bei der OneNote Office 2016 Anwendung gebe ich den Hinweis, dass man die Notizbücher auch manuell per Klick synchronisieren lassen kann.
Thema Backup
.. also Sicherung der persönlichen Notizbücher in Backup-Ordnern.
Bei der Cloud-basierten OneNote App muss man sich auf die Sicherungen bei Microsoft verlassen. Es gibt auch Anleitungen und Tools für Backupstrategien.
Bei der OneNote Office Anwendung muss man lediglich die Notizbücher aktualisieren und dann in den Optionen die richtigen Einstellungen für gewünschte automatische und manuelle Sicherungen vornehmen.Sicherungen konfigurieren: Menüband Datei - Optionen - Kategorie: Speichern und Sichern - Abschnitt: Sicherung.
Tipp: wenn die Sicherungen im Standardordner C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\Sicherung nicht auftauchen (bzw. funktionieren), dann bitte den Sicherungsordner in den Optionen checken und auch einen Haken in Kontrollkästchen "In SharePoint gespeicherte Notizbücher sichern" setzen.
Die Organisationsstruktur für die OneNote Notizbücher besteht aus den folgenden Ebenen/Hierarchien:
Im Bild zu erkennen: Notizbuch, Abschnitte und Abschnittgruppen und natürlich der obere Inhalt einer Seite.
Die Hierarchy von "Top to Bottom":
Falls die letztgenannte Orientierung mal "versagt" hilft immer noch die sehr effiziente und mächtige Suche in OneNote!
Die Suche unterstützt bei eingebetteten PDF (mit Vorschau) sogar die Erkennung von Texten (OCR) in diesen Dokumenten!
Wie immer zu finden über das Menüband Datei - Optionen. Es lohnt sich die mal "durchzublättern", um die interessanten Einstellungen für OneNote zu kennen. Das ist natürlich auch immer persönlich. So schalte ich z.B. die Rechtschreib- und Grammatikprüfungen hier einmal aus, da ich viel deutsch/englisch gemischte Texte, Links und Infos mische.
Die Rubriken in den OneNote Optionen: Allgemein, Anzeige, Dokumentprüfung, Synchronisieren, Speichern und Sichern, An OneNote senden, Audio und Video, Sprache und Erweitert.
Hier folgt eine Zusammenstellung diverser Basistechniken und Erweiterungen rund um OneNote.
Eine sehr einfache und direkte Übermittelung von Daten aus beliebigen Programmen und Tools stellt der Drucker: OneNote (Desktop) dar.
Durch die Installation der OneNote 2016/2019/365 Anwendungssoftware wird dieser Drucker installiert. Bei der Nutzung kann das entsprechende "OneNote-Druck-Dokument" zielgerichtet im gewünschten Notizbuch und der gewünschten Seite abgelegt werden. Die Ausdrucke könne auch standardmäßig ohne Rückfrage direkt in einen Speicherort gelegt werden. Dieser Ort kann nachträglich über die OneNote-Optionen angepasst werden.
Anm.: bei dieser Übermittelung an OneNote erhält man "Bilder" - das bedeutet, dass sich die Daten (ggf.) nicht indizieren/suchen/finden lassen!
Mit Kategorien kann man allen OneNote Inhaltsobjekten eine Zuordnung mit Kategorien zuweisen (Tagging).
Diese Kategorien lassen sich dann Notizbuch-weit suchen und auflisten: Menüband Start - Gruppe: Kategorien - Kategorien suchen.
Bei der Nutzung von Outlook auf dem System lassen sich auch Outlook-Aufgaben koordinieren: die Daten von OneNote tauchen dann als Aufgaben in Outlook auf!
Können normalerweise einfach über RechteMaustaste zugewiesen werden. Bei der Office-Anwendung müssen wir über das Menüband Einfügen - Gruppe: Seiten - Seitenvorlagen gehen.
Vorlagen werden als Seiten-Vorlagen auch für alle neuen Seiten eines Abschnitts festlegbar.
Direkt über die angegeben (und praktisch geübten) Vorlagenmechanismen kann man viele "fertige" OneNote-Seitenvorlagen abrufen. Die versprochenen Online auf office.com verfügbaren Vorlagen sind nicht mehr zu finden (nur noch Word, Excel und Co Vorlagen.
Wie schon gesagt: hängt von der verwendeten Hardware ab (Stift, Touchpad, Mikrofon, Webcam, ...)
Übung: Texterkennung von Freihand-Texten
Man kann OneNote also z.B. auch als "klassisches Diktafon" benutzen, wenn man will.
Die Dokumente können per Drag & Drop bereitgestellt werden. Dabei kann man zwischen "Einbettungen" (der Dateikopie) und einer "bildhaften Druckversion" wählen.
Falls die Dokumente nicht "Als Ausdruck..." eingefügt werden können kann man stattdessen den Drucker "OneNote (Desktop)" benutzen.
Bei dieser Vorgehensweise sind die PDF sogar indiziert! Das bedeutet, dass man nach Begriffen in den PDF in OneNote suchen lassen kann!
Alle Objekte (Texte, Bilder, Links, ...) lassen sich einfach per Copy & Paste über die Zwischenablage in den OneNote-Seiten einfügen.
Bei den meisten dieser Einfüge-Aktionen erhalten wir auch gleich Mehrwert:
Anm.: bei den VMs/Citrix-Maschinen des LK WF funktioniert die Youtube-Einbettung leider nicht.
... ist ein Technik für das schnelle Einfügen von Windows- oder Browser-Informationen in OneNote und liegt in unterschiedlichen Versionen und technischen Umsetzungen vor:
Hinweis: für fast alle "Apps" der heutigen aktuellen Smartphone- und Social-Media-Welt existieren solche PlugIns/Apps für die Verdrahtung mit OneNote.
ABER: bei "Firmenschulungen / Enterprise-Umgebungen" sind oft die Nutzungen der Windows Apps über den Microsoft Store deaktiviert!
Spezialtipp: "If This Then That" - IFTTT
Hierbei handelt es sich um eine spezielle Online-Dienste-Plattform, die per Auslösung von Aktionen automatisch in Ihrem Auftrag Arbeiten übernimmt.IFTTT-Tools für OneNote: https://ifttt.com/search/query/onenote?tab=connections Beispiel: es wird automatisch ein neuer OneNote Eintrag erstellt, wenn man auf YouTube ein Like verteilt (Link)
Anm.: durch den erforderlichen IFTTT-Account und die Nutzung von OneNote mit Cloud-Notizbuch wird diese Technik nicht in OneNote Office 2016 Kurzseminaren gezeigt.
Aktuell gibt es beim Rheinwerk-Verlag (früher Galileo-Verlag) ein Buch zum Thema Microsoft OneNote Nutzung.
Das Buch wurde von Jürgen Wolf geschrieben und zeigt dem Anwender die Nutzung von Microsoft OneNote.
Empfehlung: die Bücher des Rheinwerk-Verlag lassen sich als Bundle auch inklusive einer freien PDF-Variante beziehen!
Ohne Anspruch auf Vollständigkeit ;-) und wir starten mit einem Hinweis auf "analoge" Infoplattformen (aka Buch).
Wichtig: die meisten Recherchen und Infosites zu OneNote beziehen sich auf die OneNote App!
Die folgende Auswahl ist natürlich nur ein kleiner Auszug von Internetressourcen zum Thema OneNote
Microsoft OneNote
... meist zur OneNote App!
Tutorials
... und wieder ohne Anspruch auf Vollständigkeit ;-)
Tipps & Tricks (Youtube)
... Youtube kann zeigen, wie es geht!
Und wie immer: Ohne Anspruch auf Vollständigkeit ;-)
Screenshots aus einem vergangenem Seminar:
Ihr Trainer Joe Brandes
Sie finden auf dieser Seite - als auch auf meiner privaten Visitenkarte joe-brandes.de einige Hintergrundinformationen zu mir und meinem Background.Natürlich stellt die IT einen Schwerpunkt in meinem Leben dar - aber eben nicht nur ...
Private Visitenkarte / Technik: HTML & CSS joe-brandes.de
Ich erarbeite und konzipiere seit über 30 Jahren IT-Seminare und -Konzepte. Hierfür stehen der "PC-Systembetreuer / FITSN" und der "CMS Online Designer / CMSOD". Ich stehe Ihnen gerne als Ansprechpartner für Ihre Fragen rund um diese und andere IT-Themen zur Verfügung!
BECSS Visitenkarte / Technik: HTML & CSS becss.de
Wer einmal zum Snookerqueue gegriffen hat, der wird es wohl nicht wieder weglegen. Und ich spiele auch immer wieder gerne eine Partie Billard mit den Kumpels und Vereinskameraden. Der Verein freut sich über jeden, der einmal in unserem schicken Vereinsheim vorbeischauen möchte.
Billard Sport BS / nicht mehr von mir betreut billard-bs.de