Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 08.02.2021 als Online-Seminar das Seminar "Microsoft Word 2016 - Serienbriefe schnell und effektiv nutzen" statt.

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Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm aus dem Hause Microsoft:

Word ermöglicht es, ein einheitliches Dokument für unterschiedliche Empfänger versandbereit zu machen. In diesem Online-Seminar lernen Sie, wie Sie einen Serienbrief in Word erstellen können und welche Datenquellen Ihnen zur Verfügung stehen:

  • Hauptdokumente (Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten…)
  • Datenquellen (Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, Outlook-Kontakte…)
  • Feldfunktionen
  • Serienbriefe mit Word und Excel
  • Tipps & Tricks
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Online per BigBlueButton
Zeiten: Di., 27.04.2021; 09.00 - 12.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit ausführlichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

 

Dienstag, 27.04.2021, 09.00 - 12.00 Uhr

Orientierungsphase, TN-Fragen, ...

Hinweis auf Online-Resourcen und Tools

...für die weiteren Arbeiten in Excel-Seminaren... zu beachten: Temporärer Download-Ordner für TN im Seminar

Downloads (Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes)

Anm.: temporär - aber auch noch nach den Seminaren inkl. Trainerdatei(en)!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes
Anleitung: bitte einfach Dokumente sauber markieren und mit Schaltfläche "Herunterladen" auf eigenen Rechner downloaden!
Falls Ihr Browser keine Rückfrage zum Speicherort stellt, dann sollten sich die heruntergeladenen Dateien in Ihrem Ordner Downloads finden lassen.

Trainer-Tools:

Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
Screenshot-Snipping-Tool mit Windows Boardmitteln ( Umschalten + Win + Druck )
Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ;weglegen der Lupe mit Win + ESC
Alternative/ehemalige Lösungen:
Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen"); z.B. über Portal portableapps.com

Anm.: Bildschirmlupen bzw. Vergrößerungen lassen sich in Online-Seminaren oft nicht optimal einsetzen!

Linksammlung (Kurzauflistung)

Seminarende: bitte das Online-Seminar rechts oben (Drei-Punkte-Menü) über die Schaltfläche "Ausloggen" verlassen!

Ausloggen aus BBB 800px

Anm.: sonst schmeißen Sie ALLE aus der Konferenz!

Arbeitsoberfläche Word

Design mit Ribbons ("Bändern") - unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen

Anm.: über die kleinen Pfeile kommen wir zu den klassischen Dialogfenster: ehemals also Menü Format - Zeichen, Format - Absatz, ...

Seriendruck (mit Excel und Co)

Zusammenspiel Word (Hauptdokument) und Excel (Steuerdatei - Datenquelle)

Seriendruck-Hauptdokumente (Word) und Datenquellen (Steuerdatei - hier: Excel)

Anm.: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck!
Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)

Menüband: Sendungen

Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!

Das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden

SD-Hauptdokumente-Typen:

  • Briefe
  • E-Mails
  • Umschläge
  • Etiketten
  • Verzeichnisse

Datenquellen (Steuerdateien)

Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen,  DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;)

Anm.: Liste nicht vollständig!

Praxis mit Excel-Tabellen

Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter sauber benennen

für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuell benannte Bereiche

Seriendruckfelder einfügen

einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile

Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können

Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")

Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)

hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich

Praxis mit Access Datenbank-Tabellen

... wird selten im Seminar behandel!
In Access werden die effizienteren Auswertungen mittels Abfragen möglich.

Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)

Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
Formatschalter hinzufügen mittels
{mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014

Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen

Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern

Feldfunktionen bearbeiten mit Alt + F9
Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich);
Beispiele für Seitennummerierungen - Empfehlung: Page / SectionPages

Formatierungsoptionen

sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Websiteffice.com Website

Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:

  • Formatschalter (\*)
  • Schalter für numerisches Format (\#)
  • Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@)

andere Hauptdokument-Typen

Etiketten erstellen; Tipp: bei Etiketten über Schalter "Etiketten aktualisieren" die weiteren Datensätze in den weiteren Platzhaltern (Tabellenzellen) einfügen.
Verzeichnisse (Listen) als auch Umschläge werden nicht behandelt.

Feldfunktionen

Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für

  • "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
  • "SectionPages (Seitennummerierung pro Abschnitt)
  • "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
  • "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
  • "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)

Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste

Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus

Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)

Topic: "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3  (Anm.: nur eine kleine Auswahl)

 

Screenshots aus altem Seminar zum Thema:

  • Datenquelle verknüpfenDatenquelle verknüpfen
  • Felder sauber zuordnenFelder sauber zuordnen
  • Datum formatierenDatum formatieren

 

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