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Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der Ostfalia findet am 21.02.2019 ein Seminar zum Thema "Excel - Tipps & Tricks" statt.

Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft:

  • Aufbereiten von Zahlen, Texten und Formeln
  • Erstellen von eigenen Formeln
  • Eingebaute Funktionen, Funktionen kombinieren
  • Diagramme und Zeichenobjekte
  • Daten konsolidieren (sortieren, filtern, gruppieren)
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:

Ort: Ostfalia - Suderburg, Herbert-Meyer-Str. 7, Gebäude B, Poolraum B48
Zeit: Donnerstag, 21.02.2019; 10.00 - 17.00 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle - wie immer - ausführlich begleiten und wünsche viel Spaß und Erfolg ...
Ihr Trainer Joe Brandes

 

Donnerstag, 21.02.2019, 10.00 - 17.00 Uhr

Orientierungsphase, TN-Themen, Zeiten/Pausenregelungen

Hinweis auf Online-Resourcen und Tools

...für die weiteren Arbeiten mit Excel

Erstellung von Screenshots mit Windows 10 Bordmittel (Tastenkombi: Win + Druck ):
man erhält automatisch PNG-Dateien im Ordner Bilder\Bildschirmfotos (bzw. Pictures\Screenshots) des Win-Users

Und Bildschirmlupe mit Win + + bzw. Win + - ; Lupe deaktivieren mit Win + ESC
früher: Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)

Einblenden der Dateierweiterungen (Dateiendungen) mittels Windows Explorer ( Win + E ) mit Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen). Bei älteren Windows bitte einfach über Optionen - Ordner- und Suchoptionen...

Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365

neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)

Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx
(Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen

Zellen können drei Inhalte aufnehmen

Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)

Zellen in Spalten und Zeilen

Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste

neue Spalten/Zeilen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü

Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü)

Zellen markieren

Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche

Automatisches Ausfüllen

(Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen

Eingabetechniken / Tricks / Formate

Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)

Drag & Drop

Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren

Zellformate

Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit

Datum / Uhrzeit

Problem: Datum-/Uhrzeitzellen sind speziell formatierte Zahlenzellen und bei Uhrzeiten kann es keine negativen Zahlenwerte als Uhrzeitformat geben!
Zahleninhalte mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen;
keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
Anm./Hilfe bei Apple/MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)

Benutzerdefinierte Zahlenformate

am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten

Format übertragen

über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen
Tipp: mit Doppelklick behält man den Kopierpinsel bis man ESC drückt

Bedingte Formatierung
neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...

Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck

Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten

Standardordner Templates: C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 
Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln"

Zellbezüge (relativ und absolut)

relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Übung mit Prozentualem Umsatz

Funktionen

am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
ANZAHL(), ANZAHL2(), MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe

WENN()

Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung/Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe

Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (→ 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen).

DATEDIF()

(Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)

Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)

Als Tabelle formatieren...

neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln,
Tipp (auch allgemein): Formate entferen mit "Radiergummi"

Sortieren und Filtern

nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!)

 

letzte TN-Fragen, Feedbackbögen

  • Excel HilfeExcel Hilfe
  • Absoluter ZellbezugAbsoluter Zellbezug
  • DiagrammeDiagramme
  • Als Tabelle formatieren...Als Tabelle formatieren...
  • WENN()WENN()
  • DATEDIF()DATEDIF()

 
Vielen Dank für Ihre tollen Feedbacks und persönlichen Rückmeldungen.
Bitte leiten Sie Ihre Seminarvorschläge auch an die Ostfalia-PE weiter.
Ihr Trainer Joe Brandes

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