Excel I / TU BS / 17.

Details: Kategorie: Office Technik; Zuletzt aktualisiert: 19. September 2018

Office 2010

Im Rahmen der Personalweiterbildung der TU Braunschweig findet am 17. und 18.09.2018 ein Seminar zum Thema "Excel - Tabellenkalkulation (Grundkurs)" statt.

Ziele: MS-Excel-Kenntnisse erwerben. Inhalte: Microsoft Excel ist der Office-Standard bei der Aufbereitung von Zahlen und Texten. Steigen Sie praxisorientiert und erfolgreich in die Tabellenkalkulation aus dem Hause Microsoft ein.

Aufbereiten von Zahlen, Texten und Formeln
Erstellen von eigenen Formeln
Eingebaute Funktionen, Funktionen kombinieren
Diagramme und Zeichenobjekte
Daten konsolidieren (sortieren, filtern, gruppieren)
Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten für unser Seminar:

Ort: TU Braunschweig, Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommerstraße 65 (Achtung: Baustelle!)
Zeiten: Montag, 17.09. und Dienstag, 18.09.18; jeweils 09.00 - 12.00 Uhr und 13.00 - 16.00 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle mit einem Beitrag ("Roter Faden") begleiten...
Ihr Trainer J. Brandes

Montag, 17.09.2018, 09.00 - 16.00 Uhr

Orientierungsphase, TN-Themen (Pivot!),
Zeiten/Pausenregelungen
Hinweis auf Hand-Out (Download s.u.)
Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)
Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung - Frau Fiedler
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis: (Bestellformular der Uni: SW + Bücher/Skripte)
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü)
Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen
Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)
Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
neue Spalten/Zeilen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit
Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
Tipp mit Tausender-Trennpunkten: #.##0,00 "Liter" formatiert 15000 zu 15.000,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten
Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $
Hinweis: gemischte relative/absolute Zellbezüge möglich (Formel: =B$1 * $A2 )
Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten
Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
ANZAHL(), ANZAHL2(), MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi"

Hilfe
Relativ vs. Absolut
Diagramme
Benutzerdef. Format
Als Tabelle formatieren
Formeln mit Namen

Dienstag, 18.09.2018, 09.00 - 16.00 Uhr

Rekapitulation, TN-Fragen
Anm./Feedback: Konzentration aus "Basics"
Sortieren und Filtern
nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
SVERWEIS Funktion
verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
Datum und Uhrzeit (Spezial):
Datum/Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen;
keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)
Große Tabellen (hier auch Ausdrucksgestaltung)
Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken (Anm. Begriffe sowohl "einfrieren" als auch "fixieren")
Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung druch Hoch-/Querformat wechseln
Ausdruck gestalten (Allgemeines)
Vorarbeit: in der Schnellzugriffsleite (links oben) die Standardschaltfläche für "Seitenansicht und Drucken" bereitstellen
So kommt man noch schneller in Menüband Datei - Drucken
Grundkonfigurationen der Druckzentrale (z.B. Ausrichtung: Hochformat - Querfomat) direkt auswählbar
Alternativ: Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"
Generell: komplettes Dialogfenster (klassisch) "Seite einrichten" in der Druckzentrale über gleichnamigen Link oder eben das Menüband Seitenlayout - Datei einrichten über den kleinen Pfeil der gleichnamigen Gruppe
Formen (Menüband Einfügen - Gruppe Illustrationen - Formen)
Zeichnenelemente / Formen: mehrere Elemente mit Strg-Taste markieren; können dann gemeinsam gruppiert werden
auch hier Tipps beim Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Formenelemente Text schreiben!
SmartArts: neue intelligente "clevere Grafiken"
Kommentare
Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare
in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen
PDF erstellen
Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - "Speicherort/Name" festlegen - Veröffentlichen (statt Speichern)
Übungen: Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen";
Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern - auch mit mehreren Arbeitsmappen! (Tipp: Menüband Ansicht - Alles Anzeigen - z.B. vertikal)
Erinnerung: mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
Spezialthema "Pivot-Tabellen" auf Wunsch für TN kurz gezeigt
Hinweis: beispielhaftes Seminar "Excel - Pivot / TU BS / 13.09.17"Excel - Pivot / TU BS / 13.09.17" zum Thema auf diesem Infoportal
TN-Bescheinigungen, Feedback-Bögen, Letzte Fragen