• Office 2010Office 2010

Im Rahmen der Personalweiterbildung der TU Braunschweig findet am 17. und 18.09.2018 ein Seminar zum Thema "Excel - Tabellenkalkulation (Grundkurs)" statt.

Ziele: MS-Excel-Kenntnisse erwerben. Inhalte: Microsoft Excel ist der Office-Standard bei der Aufbereitung von Zahlen und Texten. Steigen Sie praxisorientiert und erfolgreich in die Tabellenkalkulation aus dem Hause Microsoft ein.

  • Aufbereiten von Zahlen, Texten und Formeln
  • Erstellen von eigenen Formeln
  • Eingebaute Funktionen, Funktionen kombinieren
  • Diagramme und Zeichenobjekte
  • Daten konsolidieren (sortieren, filtern, gruppieren)
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten für unser Seminar:

Ort: TU Braunschweig, Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommerstraße 65 (Achtung: Baustelle!)
Zeiten: Montag, 17.09. und Dienstag, 18.09.18; jeweils 09.00 - 12.00 Uhr und 13.00 - 16.00 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle mit einem Beitrag ("Roter Faden") begleiten...
Ihr Trainer J. Brandes

Montag, 17.09.2018, 09.00 - 16.00 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen (Pivot!),
    Zeiten/Pausenregelungen
    Hinweis auf Hand-Out (Download s.u.)
  • Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
    neues Design mit Ribbons ("Bändern")
    unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
    Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)
  • Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
    Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx
    (Arbeitsmappen - ohne Makros)
    Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
    Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
  • Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
    siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
    Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung - Frau Fiedler
    Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
    Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis: (Bestellformular der Uni: SW + Bücher/Skripte)
    Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
  • Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
    Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
    Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
    Eingaben sauber mit Return beenden
  • Zellen in Spalten und Zeilen
    Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
    Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
    in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
    schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
    Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü)
  • Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
    von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
    Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
    Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
    eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen
  • Eingabetricks:
    Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
    so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
    manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
    neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
    Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)
  • Drag & Drop
    Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
    mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
  • neue Spalten/Zeilen
    Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
    bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
  • Zellformate
    Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit
  • Benutzerdefinierte Zahlenformate
    am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
    Tipp mit Tausender-Trennpunkten: #.##0,00 "Liter" formatiert 15000 zu 15.000,00 Liter
    alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
    einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten
  • Zellbezüge (relativ und absolut)
    relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
    absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
    Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $
    Hinweis: gemischte relative/absolute Zellbezüge möglich (Formel: =B$1 * $A2 )
  • Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
    Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
    effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten
  • Funktionen
    am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
    ANZAHL(), ANZAHL2(), MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
    Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
  • Als Tabelle formatieren...
    neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
    Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi"

 

  • HilfeHilfe
  • Relativ vs. AbsolutRelativ vs. Absolut
  • DiagrammeDiagramme
  • Benutzerdef. FormatBenutzerdef. Format
  • Als Tabelle formatierenAls Tabelle formatieren
  • Formeln mit NamenFormeln mit Namen
 

 

Dienstag, 18.09.2018, 09.00 - 16.00 Uhr

  • Rekapitulation, TN-Fragen
    Anm./Feedback: Konzentration aus "Basics"
  • Sortieren und Filtern
    nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
  • WENN-Funktion
    Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
    Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
    Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
    Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
  • SVERWEIS Funktion
    verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
    mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
    =SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)
    =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
    oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
    =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
    Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
    Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
  • Datum und Uhrzeit (Spezial): 
    Datum/Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
    mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen;
    keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
    Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)
  • Große Tabellen (hier auch Ausdrucksgestaltung)
    Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
    Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken (Anm. Begriffe sowohl "einfrieren" als auch "fixieren")
    Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
    Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
    Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
    Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
    Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung druch Hoch-/Querformat wechseln
  • Ausdruck gestalten (Allgemeines)
    Vorarbeit: in der Schnellzugriffsleite (links oben) die Standardschaltfläche für "Seitenansicht und Drucken" bereitstellen
    So kommt man noch schneller in Menüband Datei - Drucken
    Grundkonfigurationen der Druckzentrale (z.B. Ausrichtung: Hochformat - Querfomat) direkt auswählbar
    Alternativ: Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"
    Generell: komplettes Dialogfenster (klassisch) "Seite einrichten" in der Druckzentrale über gleichnamigen Link oder eben das Menüband Seitenlayout - Datei einrichten über den kleinen Pfeil der gleichnamigen Gruppe
  • Formen (Menüband Einfügen - Gruppe Illustrationen - Formen)
    Zeichnenelemente / Formen: mehrere Elemente mit Strg-Taste markieren; können dann gemeinsam gruppiert werden
    auch hier Tipps beim Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Formenelemente Text schreiben!
    SmartArts: neue intelligente "clevere Grafiken"
  • Kommentare
    Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
    in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare
    in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen
  • PDF erstellen
    Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - "Speicherort/Name" festlegen - Veröffentlichen (statt Speichern)
  • Übungen: Drag & Drop
    Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen";
    Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern - auch mit mehreren Arbeitsmappen! (Tipp: Menüband Ansicht - Alles Anzeigen - z.B. vertikal)
    Erinnerung: mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
  • Spezialthema "Pivot-Tabellen" auf Wunsch für TN kurz gezeigt
    Hinweis: beispielhaftes Seminar "Excel - Pivot / TU BS / 13.09.17"Excel - Pivot / TU BS / 13.09.17" zum Thema auf diesem Infoportal
  • TN-Bescheinigungen, Feedback-Bögen, Letzte Fragen

 

  • Daten filternDaten filtern
  • FormenFormen
  • Datum + UhrzeitDatum + Uhrzeit
  • WENN()WENN()
  • SVERWEIS()SVERWEIS()
  • WiederholungszeilenWiederholungszeilen
 

 

 

Vielen Dank für Ihre überaus positiven Feedback-Bögen und persönlichen Rückmeldungen. Viel Spaß mit Excel wünscht Ihnen
Ihr Trainer Joe Brandes

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