• Office 2010Office 2010

Ab dem 19.01.2015 findet an der KVHS Wolfenbüttel eine Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen des LK Wolfenbüttel statt. In Tagesseminaren mit teils gemischten Office-Schwerpunkten werden wir in praxisorientierten Seminaren auch den Umstieg von Office 2003 auf die aktuelle Office 2010 Techniken kennen lernen.

 Hier die Rahmendaten:

Ort: KVHS Wolfenbüttel, Harzstraße 2-5, 38300 WF, Raum 1.9 ("Linux")
Zeiten: Mo, 19.01. bis Do, 22.01.15 (jeweils 08.30 - 15.30);
am Fr, 23.01.15; 08.30 bis 12.30)
Anm.: genauere Themen und Zeiten im folgenden Beitrag

Ich wünsche viel Spaß und Erfolg
Ihr Trainer Joe Brandes

Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen

  • Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
    eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt
  • Office Versionen
    klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
    neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013 (Office 365)
    Übersicht über aktuelle Office Versionen (Link)
  • Tipps/Infos zu 2010-Version:
    klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
    Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link)
  • Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut
  • Screenshots: da sich die Seminarthemen im Seminarrhytmus wiederholen bitte gerne auch die Screenshots der anderen Seminartage durchschauen; Anm: je 3 Screenshots für Seminartag - weitere Screenshots siehe nächste Woche
  • CD-Archiv:  Alle Trainerdateien und Screenshots als CD-Archiv an die VHS WF übergeben zur Weitergabe an IUK und ggf. Bereitstellung auf zentralen Netzlaufwerken LK WF

Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen des LK Wolfenbüttel zum Thema "Office 2010"
Hier eine Kurzübersicht zu den Schwerpunkten der folgenden Woche. Bitte blättern Sie gerne auch durch die anderen Seminartage und lesen die dortigen Infos nach.

  • Tag 1: Word (vormittags) - Excel (nachmittags)
  • Tag 2: Excel (vormittags) - Word (nachmittags)
  • Tag 3: Word (vormittags) - PowerPoint (nachmittags)
  • Tag 4: Outlook (vormittags) - Excel (nachmittags)
  • Tag 5: Outlook - spez. Themen (vormittags - bis 12.30h)

 

Montag 19.01.15

Montag, 19.01.2015, 08.30 - 15.30 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen (Tabellen, Fragen zu Makros in Dokumentvorlage siehe Donnerstag)
  • Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
    mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
    hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
  • Office Versionen
    97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und  .xls (Excel)
    "Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
    2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
    siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste)
    PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen
  • Tipps/Infos zu 2010-Version:
    Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - diese interaktiven Handbücher können auch heruntergeladen werden
  • Word
    Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
    Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 12 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
    Hinweis auf Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen); Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N
  • Effektives Markieren
    Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
    Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile)
  • Manuelle Sonderzeichen
    Bedingter Trennstrich (Strg + -),
    geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
    Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return),
    manueller Seitenwechsel (Strg + Return)
  • Nummerierungen / Aufzählungen
    Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
    Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
    Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
  • Kopf-/Fußzeilen
    aktiviert; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt,
    Extra-Tipp Seitennummerierungen/Dateiinfos: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten), Dokumentname (FileName - inklusive Dateipfad)
  • Tabulatoren (TabStopps)
    Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts
  • Excel:
    Zellen können drei Inhalte aufnehmen:

    Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
    Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
    Eingaben sauber mit Return beenden
  • Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
    von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
    Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
    Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
    eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen
  • Eingabetricks:
    Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
    so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
    manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
    neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
  • Zellformate
    Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit
  • Diagramme (Diagrammblatt auf Knopfdruck)
    Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
    effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten
  • Funktionen
    am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
    siehe auch: MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
    Formeln anzeigen lassen: mittels Strg + # bzw. Ribbon Formeln - Formeln anzeigen
  • Benutzerdefinierte Zahlenformate
    am Beispiel mit kWh: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
  • OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS)
    Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
    1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
    2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
    3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
    Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung; im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren
  • TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

 

  • FormatvorlageFormatvorlage
  • Kopfbogen LK WFKopfbogen LK WF
  • Funktion SUMME()Funktion SUMME()
  • Kontext-MenüKontext-Menü
  • ZahlenformateZahlenformate
  • DiagrammeDiagramme

Dienstag, 20.01.15

Dienstag, 20.01.2015,  08.30 - 15.30 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen
    Bereitstellung Hand-Out Excel (siehe Download-Link Montag) für TN
  • Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 (Office 365)
    neues Design mit Ribbons ("Bändern")
    unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
    PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen
  • Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
    Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E); hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
  • Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
    Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
    Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
    Eingaben sauber mit Return beenden
    Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
  • Tipps / Tricks
    Eingabe "erzwingen" mit Anführungszeichen; manueller Zeilenumbruch in Zelle mit Alt + Enter
    Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -), mehrere Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
    Datum (aktuelles Systemdatum) manuell einfügen: Strg + .
  • Automatisches Ausfüllen
    von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus, Benutzerdefinierte Listen (siehe Datei - Optionen - Erweitert und dann nach unten scrollen)
  • Tabellenblätter
    Dimensioenen Spalten (XFD - 16.384) * Zeilen (1.048.576); Blätter umbenennen, Navigieren mit Cursor und Strg-Taste + Cursor
    Tabellen fixieren / einfrieren; neue Tabellenblätter einfügen; Tabellen einfrieren/fixieren für optimiertes Scrollverhalten mit fixierten Überschriften
  • Zellbezüge (relativ und absolut)
    relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
    absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
    Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $
    auch Formeln über mehrere Tabellenblätter möglich: =Tabelle1!F5+'Neue Tabelle'!G6
  • Diagrammblatt auf Knopfdruck
    Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
    effektive neue Diagrammvorlagen möglich; siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten
    weitere Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur
  • Funktionen
    am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
    MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL(), ANZAHL2();
    Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile)
    Datum-/Uhrzeitfunktion: HEUTE()
  • Zellformate
    Nachkommastellen, Prozente, Währung vs. Buchhaltung (Ausrichtung beachten)
  • Benutzerdefinierte Zahlenformate
    am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
    am Beispiel Datum: JJJJ-MM-TT für DIN-Datum 2013-09-05
  • Bedingte Formatierung
    neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten
  • Als Tabelle formatieren...
    neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
  • Word
    Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
    Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 12 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
    Hinweis auf Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen); Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N
  • Effektives Markieren
    Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
    Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile)
  • Manuelle Sonderzeichen
    Bedingter Trennstrich (Strg + -),
    geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
    Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return),
    manueller Seitenwechsel (Strg + Return)
  • Nummerierungen / Aufzählungen
    Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
    Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
    Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
  • Absatz- und Zeichenformatvorlagen
    Übung zu den Formatvorlagen: Erstellen eigener Formatvorlagen (siehe Menüband Start - Gruppe Formatvorlagen) und speichern dieser Vorlagen mit den Dokumentvorlagen; so stehen diese Formatvorlagen dann auch in den hierauf erstellten Dokumenten zur Verfügung
  • Kopf-/Fußzeilen
    aktiviert; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt,
    Extra-Tipp Seitennummerierungen/Dateiinfos: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten), Dokumentname (FileName - inklusive Dateipfad)
  • Tabulatoren (TabStopps)
    Übung siehe Kopf-/Fußzeilen
  • Bilder (bzw. neue SmartArts und Zeichnenelemente)
    einfügen und positionieren (Textfluss), Proportionen beibehalten über Skalieren in Ecken
    eigenes Ribbon "Bildtools" für Grafikformatierungen; Hinweis: SmartArts lassen sich nicht funktionsfähig in *.doc-Dateien speichern - wir brauchen die neuen *.docx-Formate!
    Tipps zum Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Zeichnenelemente Text schreiben
  • Sonderzeichen
    spezielle Zeichen über Menüband Einfügen - Symbol: dort findet man Sonderzeichen wie Ø oder auch mit Spezialschriften wie Webding, Wingdings besondere Textgrafiken (in Übung: Mailsymbol, Websymbol)

 

  • GesamtsummeGesamtsumme
  • Benutzerdefiniertes FormatBenutzerdefiniertes Format
  • bedingte Formatebedingte Formate
  • ZeichenformatvorlageZeichenformatvorlage
  • FeldfunktionenFeldfunktionen
  • Sonderzeichen - SymbolSonderzeichen - Symbol

Mittwoch, 21.01.15

Mittwoch, 21.01.2015, 08.30 - 15.30 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen: Word-Formulare und nachmittags Excel statt PowerPoint
  • Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
    mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
    hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
  • Office Versionen
    97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und  .xls (Excel)
    "Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
    2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
    siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste)
    PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen
  • Tipps/Infos zu 2010-Version:
    Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - diese interaktiven Handbücher können auch heruntergeladen werden
  • Word
    Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
    Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 12 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
    Hinweis auf Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen); Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N
  • Effektives Markieren
    Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
    Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile)
  • Manuelle Sonderzeichen
    Bedingter Trennstrich (Strg + -),
    geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
    Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return),
    manueller Seitenwechsel (Strg + Return)
  • Nummerierungen / Aufzählungen
    Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
    Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
    Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
  • Kopf-/Fußzeilen
    aktiviert; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt,
    Extra-Tipp Seitennummerierungen/Dateiinfos: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten), Dokumentname (FileName - inklusive Dateipfad)
  • Tabulatoren (TabStopps)
    Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts
  • Bilder
    einfügen und positionieren (Textfluss), Proportionen beibehalten über Skalieren in Ecken
    eigenes Ribbon "Bildtools" für Grafikformatierungen;
  • Sonderzeichen
    spezielle Zeichen über Menüband Einfügen - Symbol: dort findet man Sonderzeichen wie Ø oder auch mit
    Spezialschriften wie Webding, Wingdings besondere Textgrafiken (in Übung: Mailsymbol, Websymbol)
    Hinweis: nicht alle Schriften enthalten alle Sonderzeichen
  • Office in der "Wolke" (Cloud - eine kurze Darstellung)
    kostenloser Dienst (live.com mit E-Mail, Skype und Co) inklusive OneDrive (25 GB in der kostenlosen Variante)
    Beispiel: Word als WebApp - also als Anwendung im Browser; Bereitstellung (Teilen oder auch Bearbeiten) von Trainingsdateien
  • PowerPoint
    Anm:
    mehr Inhalte hier dargestellt, als wir tatsächlich am Nachmittag vertieft üben konnten
    Neuer Dateityp ab PowerPoint 2007:
    *.pptx
    (genau: Präsentationen- ohne Makros), *.potx (Vorlagen), *.ppsx (Bildschirmpräsentationen)
    PowerPoint 97-2003 Dateityp: *.ppt; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
    Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht - Dateitypen bei bekannten Dateitypen
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen...
    Übung: mit PowerPoint 2010 im abwärtskompatiblem *.ppt Format; Hinweis auf Kompatibilitätsprobleme
    Anm.: dasselbe Prinzip bei Word (*.doc vs. *docx) oder Excel (*.xls vs. *.xlsx)
  • Inhalte in Folien eingeben
    Hinweis: bitte keinerlei Formatierungen vornehmen (also keine Schriftarten, Größen, Aufzählungszeichen, Farben, Platzhalterpositionen, ...)
    Wichtig: die Formate werden später über die Designs (Entwurfsvorlagen) sauber zugewiesen
    Tipp: in Aufzählungen den Zeilenwechsel mit Umschalten + Return nutzen (manueller Zeilenumbruch); Einrückungen / Ebenen für Aufzählungen mittels Symbolen "Listenebenen"
    neue Layouts (Positionen auf Folie) ab 2007 gegenüber Vorgängern
    Ansichten: Normal- oder Folienansicht vs. Foliensortierung und Notizenseitenansicht
  • Folienelemente
    Aufzählungen, Tabellen, Diagramme (jetzt mit Partner-Anwendung Excel), SmartArts, Grafiken/Bilder, ClipArts (Hinweis: lassen sich mit aufgelöster Gruppierung nachbearbeiten/umfärben), Multimedia-Objekte
    Praxis mit einigen Elementen; Neu ab 2007: SmartArt-Objekte für Flussdiagramm oder Organisationdiagramme
    Schaltfläche "Symbol" erlaubt bei Texten das Einfügen von "Sonderzeichen" wie Ø
  • Notizen
    in Folienansicht unterhalb der Folie lassen sich Notizen zu den Folien hinterlegen
    eigene Ansicht Notizenseite und Extra-Ausgabe beim Drucken
  • Präsentationszeiten / Folienanzahl
    Beispielhafte Regel: Guy Kawasakis 10 / 20 / 30 Regel (10 Folien / 20 Minuten / min. 30 pt Schriftgröße)
    Aber: Zielgruppe defininieren und entsprechend nach eigenem Plan und Ideen vorgehen
  • Übergange (Ribbon - Menüband)
    Folienübergänge von Folie zu Folie, Anzeige von Eigenschaften unterhalb der Folien in Ansicht Foliensortierung
  • Animationen (Ribbon - Menüband)
    auf einer Folie für einzelne Objekte (z.B. Titel, Aufzählung, Grafik, ...) vielfältig einstellbar, viele neue Animationen, bitte Ansicht Folie (Normal)
  • Bildschirmpräsentation (Ribbon - Menüband)
    Einblendezeiten testen, Bildschirmpräsentation einrichten (Mulitimonitor: Monitor für Präsentation festlegen, Kiosk-System/endlos), Bildschirmpräsentation starten (ab Folie 1) mittels F5; ab aktueller Folie mit Umschalten + F5, in Präsentation Stifte nutzen; Neue Anzeigedauern testen
    Tipp: mit Win + P (Projektor) lässt sich unter Windows 7 (auch Vista / Windows 8) der Multimonitorbetrieb schnell konfigurieren
  • Tipp zu Farbschema
    Enwurf eines freien Farbschemas mit Hilfe von Tool wie www.colorschemedesigner.com oder Kuler von Adobe Photoshop
  • Designentwurf
    Schriftart, Schriftgrößen, Farben (Tipp Farben aufnehmen aus Website: Addon Colorzilla für Browser Mozilla Firefox)
    Planung und Entwurf mit Hilfe von Skizzen (Scribbles) und Dokumentation
    beispielhafte Umsetzung mit leerer Präsentation! Inhalte hier ja nicht wichtig - wir interessieren uns nur für die Formate!
  • Folienmaster (hier geht es jetzt um die Formatierung der Folien)
    Bearbeitung und Anpassung der "Formatierungen und Designs" unserer Präsentationen
    so ändern sich dann in allen Folien einheitlich die Formatierungen, Hintergründe, Text/Überschriften Positionen
    neue Folienlayout als Untergliederungen (spezielle Masterfolien z.B. für Layout Vergleich) verfügbar
    Speichern der Designs über das gleichnamige Symbol (die Gruppe Designs) und untersten Link "Aktuelles Design speichern..."
    Übung: Entwuf eines Designs und nutzen des Designs
    Speicherort für Design-Themes (*.thmx): C:\Benutzer\username\AppData\Microsoft\Templates\Document Themes
    diese Designs erscheinen unter Designs - Benutzerdefiniert
  • Präsentationen, Entwurfsvorlagen und Designs
    Wir wollen die Techniken nochmals sauber trennen:
    PowerPoint-Präsentationen (*.pptx): unser Behälter für die Informationen (Texte und Bilder - immer einfach eingeben und nicht formatieren - s.o.)
    PowerPoint-Präsentationsvorlagen (*.potx): liegen standardmäßig in dem Templates-Ordner unseres Offices und können für neue Dokumente als Vorlage herhalten
    PowerPoint-Designs (*.thmx): liegen in Unterordnerstruktur von Templates und beinhalten das Styling, das wir uns in den Folienmastern erarbeitet haben
  • Datei - Speichern und Senden
    verschiedenste Veröffentlichungs- und Exportformate: PDF, JPG/PNG, PowerPoint-Broadcast, Publizieren über OneDrive
  • Kopf- und Fußzeile
    in Designs befinden sich Platzhaltern für "Datum und Uhrzeit", "Datum" und "Fußzeile"; Aktivieren der Platzhalterstellen über Ribbon Einfügen - Kopf- und Fußzeile; Spezielle Behandlung von Titelfolien
  • letzte Übung:
    Beispielvorlage Microsoft PowerPoint 2010
    mittels Datei - Neu - Beispielvorlagen - Einführung in PowerPoint 2010
    schöne Umsetzungen und Analyse der Animationen (hier: die Animationen wurden auf dem Folienmaster eingerichtet)
    Nutzung von Abschnitten zur besseren Ordnung in der Gesamtansicht und Organisation von "großen" Präsentationen

 

  • TabstoppsTabstopps
  • Screenshots - FeldScreenshots - Feld
  • Silbentrennung - TextflussSilbentrennung - Textfluss
  • LayoutsLayouts
  • FolienmasterFolienmaster
  • Design - ThemeDesign - Theme

Donnerstag, 22.01.15

Donnerstag, 22.01.2015, 08.30 - 15.30 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen
    Outlook...
  • Ribbons - neue Oberfläche (Look & Feel)
    Ein-/Ausblenden der Ribbons (Doppelklick); Gruppen mit kleinem Pfeil unten rechts für Dialogfenster, Steuerung über Tastatur (mittels Alt-Taste aktivieren); Ribbons dynamisch zur Programmnutzung, Ribbon Datei mit Drucken und Optionen
  • Optionen Outlook
    Beispiele: Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
  • Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
    E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
    Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit gemeinsam nutzbaren Kontakten, Terminkalender für Gruppen, Abwesenheitsnotiz, OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
  • Outlook.pst (Lokale Struktur)
    die Outlook Datendatei - Windows 7 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien, Archivierung manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst), Komprimieren großer Datendateien möglich mit eigener Outlook-Komprimierung, bei Exchange zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Administratoren
  • E-Mail
    Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
    Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"), Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc", bitte immer Betreff angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte)
  • Kontakte
    Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen), Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder
    Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
    Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)
  • Tipp/Übung: AutoTexte (klassisch: Textbausteine)
    gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm vs. NormalEmail.dotm),
    Erstellen von Bausteinen: gewünschten Text schreiben und formatieren, markieren, Tastenkombination Alt + F3, Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden der Programme bedenken
    Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder anch kompletten Namen F3
  • Kalender
    Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen; neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
    Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen..."; Hinweis auf Online-Kalender mit Endung ics; Kalender per Mail versendet
  • Aufgaben
    digitale To-Do-Lists in Outlook, Aufgabe erstellt und wieder per Mail versendet
  • Notizen
    Post-ITs digital; Hinweis auf neues Office-Programm OneNote für lokale oder sogar Online-Notizbücher (siehe Cloud-Technik)
  • Optionen Outlook
    siehe Menüband Datei - Optionen: diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen; hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ...
  • Tipp: Seriendruck mit Outlook als Datenquelle
    Word - Menüband Sendungen - Seriendruck starten - Assistenten genutzt; Seriendruck-Hauptdokument mit Datenquelle "Outlook" verbinden; alternative Datenquellen: Word-Tabellen-Dok, Access-Tabelle, Outlook, andere Datenbanken
    optimale Nutzung der Seriendruckfelder "Grußzeile" und "Adressblock" weil die Felder optimals und sauber zugeordnet werden
  • Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
    Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E); hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
  • Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
    Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
    Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
    Eingaben sauber mit Return beenden
    Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
  • Tipps / Tricks
    Eingabe "erzwingen" mit Anführungszeichen; manueller Zeilenumbruch in Zelle mit Alt + Enter
    Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -), mehrere Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
    Datum (aktuelles Systemdatum) manuell einfügen: Strg + .
  • Automatisches Ausfüllen
    von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus, Benutzerdefinierte Listen (siehe Datei - Optionen - Erweitert und dann nach unten scrollen)
  • Tabellenblätter
    Dimensioenen Spalten (XFD - 16.384) * Zeilen (1.048.576); Blätter umbenennen, Navigieren mit Cursor und Strg-Taste + Cursor
    Tabellen fixieren / einfrieren; neue Tabellenblätter einfügen; Tabellen einfrieren/fixieren für optimiertes Scrollverhalten mit fixierten Überschriften
  • Zellbezüge (relativ und absolut)
    relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
    absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
    Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $
    auch Formeln über mehrere Tabellenblätter möglich: =Tabelle1!F5+'Neue Tabelle'!G6
  • Diagrammblatt auf Knopfdruck
    Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
    effektive neue Diagrammvorlagen möglich; siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten
    weitere Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur
  • Funktionen
    am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
    MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL(), ANZAHL2();
    Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile)
    Datum-/Uhrzeitfunktion: HEUTE();
    spezielle / versteckte Excel-Funktion: DATEDIF - Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen; Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)
  • Zellformate
    Nachkommastellen, Prozente, Währung vs. Buchhaltung (Ausrichtung beachten)
  • Benutzerdefinierte Zahlenformate
    am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
    am Beispiel Datum: JJJJ-MM-TT für DIN-Datum 2013-09-05

 

  • Outlook Web AccessOutlook Web Access
  • Regeln für MailsRegeln für Mails
  • mehrere Kalendermehrere Kalender
  • keine negate Zeitkeine negate Zeit
  • DATEDIF()DATEDIF()
  • ZahlenformatZahlenformat

Freitag, 23.01.15

Freitag, 23.01.2015, 08.30 - 12.30 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen
    Themenvorgaben Outlook 2010, Kontakte und Verteilerlisten, Terminverwaltung, Anlagen, Aufgaben
  • Hinweis auf Interaktives Handbuch zu Office Programmen; hier Office 2010 (Link)
  • Ribbons - neue Oberfläche (Look & Feel)
    Ein-/Ausblenden der Ribbons (Doppelklick); Gruppen mit kleinem Pfeil unten rechts für Dialogfenster, Steuerung über Tastatur (mittels Alt-Taste aktivieren); Ribbons dynamisch zur Programmnutzung, Ribbon Datei mit Drucken und Optionen
  • Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
    E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
    Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit gemeinsam nutzbaren Kontakten, Terminkalender für Gruppen, Abwesenheitsnotiz, OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)outlook-20150123-800px

  • Outlook.pst (Lokale Struktur)
    die Outlook Datendatei - Windows 7 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien, Archivierung manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst), Komprimieren großer Datendateien möglich mit eigener Outlook-Komprimierung, bei Exchange zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Administratoren
  • E-Mail
    Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
    Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"), Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc", bitte immer Betreff angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte)
  • Kontakte
    Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen), Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder
    Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
    Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)
  • Tipp: AutoTexte (klassisch: Textbausteine)
    gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm vs. NormalEmail.dotm),
    Erstellen von Bausteinen: gewünschten Text schreiben und formatieren, markieren, Tastenkombination Alt + F3, Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden der Programme bedenken
    Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder anch kompletten Namen F3
  • Kalender
    Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen;
    Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
    Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen..."; Hinweis auf Online-Kalender mit Endung ics; Kalender per Mail versendet
  • Optionen Outlook
    siehe Menüband Datei - Optionen: 
    Beispiele: Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
    diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen; hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ...
  • Tipp: Seriendruck mit Outlook als Datenquelle
    Word - Menüband Sendungen - Seriendruck starten - Assistenten genutzt; Seriendruck-Hauptdokument mit Datenquelle "Outlook" verbinden; alternative Datenquellen: Word-Tabellen-Dok, Access-Tabelle, Outlook, andere Datenbanken
    optimale Nutzung der Seriendruckfelder "Grußzeile" und "Adressblock" weil die Felder optimals und sauber zugeordnet werden

 

  • Outlook - OptionenOutlook - Optionen
  • KontaktKontakt
  • AbwesenheitsnotizAbwesenheitsnotiz

 

Vielen Dank für Ihr überaus freundliches Feedback im Laufe und zum Ende der Seminartage - ich freue mich auf die kommenden Seminartage und Themen.
Ihr Trainer Joe Brandes

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