• Kopfbogen LK WFKopfbogen LK WF

Im Auftrag der VHS Wolfenbüttel führen wir für Mitarbeiter/Innen des LK Wolfenbüttel "Word Workshops" durch. An knapp vier Seminartagen sollen die Techniken rund um Word Dokumentvorlagen für die tägliche Anwendung der neuen "Kopfbögen" erarbeitet werden. Hier die Rahmendaten unserer vier Einzelseminare:

Ort: Seminarraum des LK Wolfenbüttel
Termin: Di., 14.10. bis Do., 16.10.2014; jeweils 08.30 - 15.30 Uhr
bzw. Fr., 17.10.2014 08.30 - 12.30 Uhr

Ich werde unsere Seminarthemen an dieser Stelle begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

 

Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen

  • Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
    eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt
  • Office Versionen
    klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
    neue Menübänder (engl. Ribbons) und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013 (bzw. Office 365)
  • Tipps/Infos zu 2010-Version:
    Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche - Interaktive Handbücher (Link)
  • Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut.
    Wichtig: Außerdem habe ich die sich wiederholenden "Roten Fäden / Themen" der 3,5 Schulungstage in einem gemeinsamen Beitrag zusammengefasst

 

Dienstag 14.10.2014 08.30 - 15.30 Uhr
Mittwoch 15.10.2014 08.30 - 15.30 Uhr
Donnerstag 16.10.2014 08.30 - 15.30 Uhr
Freitag 17.10.2014 08.30 - 12.30 Uhr

 

  • Orientierungsphase, Themensammlung TN: Seriendruck
  • Info LK Benutzer- und Netzwerkumgebung
    Laufwerke: U: (User/Benutzer), T: (Tauschen), P: (Public - hier auch die aktuellen Kopfbögen zu finden)
    Seminarwünsche und Koordinationen über IUK (Team Hr. Jenter) und BIZ (Team Hr. Reckleben)
  • Einstellung Windows
    mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
    hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
  • Office Versionen
    97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und  .xls (Excel)
    2007, 2010, 2013: neues Format .docx, (Excel: xlsx)
    und mit Makros/Aktiven Inhalten .docm, (.xlsm)
    Templates: .dotx (.xltx) - auch hier extra mit Makros .dotm (.xltm);
    siehe Dialog "Speichern unter..." mit allen Dateitypen (s.o. Einstellung Windows beachten, damit die Erweiterungen auch beim Nutzen von Word angezeigt werden!)
  • Tipps/Infos zu 2010-Version:
    Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - diese interaktiven Handbücher können auch heruntergeladen werden
  • Grundsätzliches zur Reihenfolge für Formatierungen
    Dokumente vom "Groben ins Feine" erstellen (Seite -> Absatz -> Zeichen)
    Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link)
  • Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm - erläutert und intensive Übungen)
    die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
    neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
    Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
    Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
    Übung: Kopieren der vorbereiteten LK WF Dokumentvorlagen (kopfbogen-xyz.dotx) in die eigenen Template-Ordner
    Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung
    Übung: neue Dokumente basierend auf den LK WF Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
    Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
    Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu müssen die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen  -> Eigenschaften (Link Rechts) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfasssung
  • Absatz- und Zeichenformatvorlagen
    Übung zu den Formatvorlagen: Erstellen eigener Formatvorlagen (siehe Menüband Start - Gruppe Formatvorlagen) und speichern dieser Vorlagen mit den Dokumentvorlagen; so stehen diese Formatvorlagen dann auch in den hierauf erstellten Dokumenten zur Verfügung
  • Kopfbögen / Dokumentvorlagen LK WF
    diverse Übungen rund um die "Kopfbogen 1-0" des LK WF: manuelle Anpassungen, vorbereitete/integrierte Formatvorlagen nutzen (Betreff, Teilbetreff); Ausdrucke auf vorbereiteten "Kopfbögen" (also Drucken mit/ohne Kopfzeile) und die Bestückung der Drucker

    Diverses:

  • Kopf-/Fußzeilen
    aktiviert; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt,
    Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
    Übung mit Dokumentname (FileName - inklusive Dateipfad) in Textfeld (gerne auch hochkant - also gedreht)
    Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9
  • Formular Platzhalter (Steuerelemente - ISE nur kurz durch Trainer dargestellt)
    Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
    1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm Dateien nötig)
    2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
    3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
    Bitte die Multifunktionsleiste „Entwicklertools“ einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)!
  • Inhaltssteuerelemente - die neuen einfachen Formulare (ISE)
    Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
    Nutzung von ISE für Datum in den Dokumentenvorlagen LK WF
    Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013 Dokumentformaten verarbeiten!
    Auch teilweise Übungen (eher schnelle Darstellungen) mit anderen ISE und auch Bausteinkatalogen für die Nutzung von AutoTexten (s.u.)
  • Seriendruck - Hauptdokumente und Datenquellen (Steuerdatei)
    Anm.: auch spezielle Seriendruck-Seminare mit ausführlicheren Erläuterungen auf diesem Info-Portal
    SD-Hauptdokumente-Typen: Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
    SD-Assistenten über Ribbon Sendungen nutzen (Schritte 1 bis 3)
    Datenquellen: Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, CSV-Dateien, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte
  • Serienbrief-Darstellung (Trainer) mit Excel-Tabellen:
    Empfehlungen: in oberster Zeilen beginnen, Tabellen benennen
    Seriendruckfelder einfügen: einzeln und per Addressblock bzw. Grußzeilen (besonders gut mit Outlook als Partner)
    Serienbriefe erzeugen (Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten)
  • AutoTexte (Tastenkombinationen: F3, Alt + F3)
    die Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3, Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word oder auch in Ihren persönlichen Dokumentvorlagen/Kopfbögen)
    Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3); Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
    Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen
    in Ribbons: Menüband Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText
  • Menüband Überprüfen (kurze Darstellung folgender Techniken auf TN-Nachfrage am Do)
    Kommentare - einfügen, nutzen, löschen (und wieder: einfach mal mit Rechter Maustaste - Kontextmenü)
    Änderungen nachverfolgen - spezieller Modus, in dem Word alle Änderungen in eigener erkennbarer Formatierung darstellt und diese Änderungen dann gezielt durch andere Benutzer angenommen oder abgelehnt werden können; eine sehr mächtige aber auch übungsintensive Technik (Anm.: die alten *.doc Word Dokumente habe teilweise ungefragt die letzten Änderungen im Dokument gespeichert)

 

Vielen Dank für Ihr überaus freundliches Feedback und "Klopfen" zum Ende der Seminartage. Viel Erfolg und Spaß mit den Techniken rund um Word und die neuen Dokumentvorlagen für den LK Wolfenbüttel wünscht Ihnen
Ihr Trainer Joe Brandes

 

 

 

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